НКО под угрозой: одна бухгалтерская ошибка
могла стоить фонду нескольких миллионов рублей

Ваш эксперт — Юлия Косарева, аудитор, генеральный директор ООО «АудиторИя»

За более чем двадцать лет работы с некоммерческими организациями я убедилась в одной закономерности. Большинство руководителей НКО искренне уверены, что если организация работает честно, все деньги расходуются на благотворительные цели, а сотрудники добросовестно выполняют свою работу, то серьезных проблем возникнуть не может. К сожалению, практика показывает обратное.

Расскажу одну историю. Название организации и некоторые детали изменены, но сама ситуация абсолютно типична.

В нашу компанию обратился благотворительный фонд, существующий уже несколько лет. Фонд успешно реализовывал социальные проекты, выигрывал гранты, регулярно получал пожертвования от бизнеса и частных лиц. Руководитель был полностью погружен в помощь подопечным, поэтому бухгалтерским вопросам уделялось ровно столько внимания, сколько требовалось для сдачи отчетности.

До определенного момента казалось, что все идет хорошо.

Во время проверки выяснилось сразу несколько обстоятельств:

● Часть расходов была оплачена с расчетного счета, на котором одновременно находились и грантовые средства, и пожертвования.

● Раздельный учет фактически не велся.

● По отдельным расходам отсутствовали документы, подтверждающие связь затрат именно с данным проектом.

● Некоторые договоры были оформлены значительно позже фактического оказания услуг.

● А по нескольким платежам вообще невозможно было определить, за счет каких источников финансирования они произведены.

Самое неприятное заключалось в том, что деньги действительно были использованы по назначению. Но доказать это оказалось непросто.

Несколько недель сотрудники фонда совместно с бухгалтерией буквально восстанавливали историю каждой операции: искали акты, переписку, дополнительные соглашения, банковские выписки, служебные записки. К счастью, ситуацию удалось исправить.

Именно эта фраза очень точно описывает большинство проблем, с которыми сталкиваются некоммерческие организации.

Почему это происходит?

В отличие от коммерческих организаций, деятельность НКО имеет множество особенностей. Недостаточно просто правильно вести бухгалтерский и налоговый учет.

Необходимо уметь подтвердить:

● происхождение каждого поступления денежных средств;

● целевой характер расходов;

● соблюдение условий грантов, субсидий и пожертвований;

● соответствие деятельности уставным целям организации.

Причем подтвердить это необходимо не словами, а документами. Именно документы становятся главным доказательством добросовестности организации перед грантодателями и контролирующими органами.

Ошибки, которые встречаются чаще всего

За годы работы можно выделить несколько проблем, которые повторяются практически в каждой второй НКО.

Первая. Раздельный учет целевых поступлений ведется формально или не ведется вовсе.

Вторая. Документы собираются уже после совершения операций, когда восстановить цепочку событий значительно сложнее.

Третья. Руководитель считает, что если бухгалтер сдал отчетность, значит, вопросов больше не возникнет. Однако деятельность НКО требует соблюдения гораздо большего количества требований, чем обычная коммерческая организация.

Четвертая. При изменении проекта своевременно не корректируются сметы, внутренние решения, договоры и иные документы.

Пятая. Организация начинает проверять документы только после получения запроса от грантодателя, Министерства юстиции или налогового органа.

Каждая из этих ошибок по отдельности может показаться незначительной. Но именно из подобных мелочей впоследствии складываются серьезные проблемы.

Что помогает избежать подобных ситуаций?

Практика показывает, что большинство нарушений можно обнаружить задолго до того, как ими заинтересуются контролирующие органы. Периодическая независимая проверка бухгалтерского учета, налоговой отчетности, документооборота и соблюдения требований законодательства позволяет выявить слабые места тогда, когда их еще можно спокойно устранить. Это особенно важно для организаций, которые получают гранты, работают с пожертвованиями, реализуют несколько проектов одновременно или активно развиваются.

Вместо заключения

Некоммерческие организации создаются не ради прибыли. Их главная задача - помогать людям, развивать образование, культуру, спорт, науку, сохранять историческое наследие, поддерживать тех, кто оказался в сложной жизненной ситуации. Поэтому особенно важно, чтобы руководители могли сосредоточиться на реализации своей миссии, а не тратили время на устранение последствий ошибок в бухгалтерском учете, отчетности или документообороте.

За годы работы наша команда сопровождала сотни некоммерческих организаций: благотворительные фонды, автономные некоммерческие организации, общественные объединения, ассоциации, союзы и другие НКО. Мы хорошо понимаем специфику их деятельности и оказываем комплексное сопровождение - от регистрации организации и внесения изменений в учредительные документы до ведения бухгалтерского и налогового учета, подготовки отчетности, проведения аудита, юридического сопровождения и консультирования по вопросам грантового финансирования.

Наш опыт показывает: большинство серьезных проблем можно предотвратить задолго до проверки. Иногда достаточно своевременно провести профессиональную диагностику учета и документов, чтобы избежать длительных разбирательств с контролирующими органами, сохранить доверие грантодателей и спокойно продолжить работу над социально значимыми проектами.

ВЕРНУТЬСЯ К НОВОСТЯМ